idevelop.ro: intelligent web solutions

Sfaturi pentru organizarea proiectelor

Articol tradus si adaptat. Originalul se gaseste pe Freelance Switch.

Ca freelancer, deseori se intampla sa faci mai multe lucruri in acelasi timp. Fie ca lucrezi la proiecte diferite sau ca discuti cu mai multi clienti la telefon, a avea mai multe angajamente este un lucru normal pentru freelanceri. Eu de obicei am cel putin doua proiecte in paralel, fara sa iau in calcul micile chestii pe care le fac pro-bono pentru prieteni in timpul liber. Cand mai pun in balanta si emailurile care asteapta raspuns sau telefoanele care trebuiesc date, deja lucrurile se complica.

Nu ma plang, sunt alegerile mele. As putea la fel de bine sa lucrez la un singur proiect, dar unde ar mai fi provocarea? Important este sa stii cum sa-ti gestionezi angajamentele. Cam acum un an, cand am inceput sa lucrez ca freelancer, obisnuiam sa lucrez pentru un singur client, full time. Asta insemna sa ma ocup intre 8 si 10 ore pe zi de acelasi lucru, deci nu prea mai ramanea loc de nimic altceva.

In ultimele cateva luni insa, situatia s-a schimbat. Ma implic in mai multe proiecte si fac mai multe chestii mici pe margine decat inainte. Asa ca a trebuit sa-mi stabilesc o strategie prin care sa-mi gestionez problemele intr-un mod eficient si sa evit epuizarea psihica.

Cate unul, pe rand

Asta ar putea suna contradictoriu cu ce am zis mai sus, dar e vorba de ceva putin diferit. Lucreaza la un singur proiect pentru o anume perioada de timp.
Nu conteaza cat timp, important este sa ai o perioada bine stabilita in care sa te concentrezi doar pe acel proiect, fara distragere din exterior.

Schimbarea contextului e destul de dificila. Uitarea informatiilor si problemelor proiectului curent pentru a putea sa te apuci de altul de obicei dureaza ceva. Cel mai greu lucru este sa-ti convingi creierul sa se concentreze pe o noua gramada de informatii ca sa poti sa reiei proiectul de unde l-ai lasat ultima oara. Mi-am dat seama cu timpul ca e inutil sa il fortezi sa faca asta imediat. Ia o scurta pauza si fa ceva complet diferit, ceva care sa-ti relaxeze creierul.

Din pacate, de multe ori nu ne putem separa complet de distractiile externe ale unui mediu de lucru obisnuit, cum ar fi emailurile sau telefoanele. Cu emailurile e mai usor, pentru ca nu necesita un raspuns imediat, asa ca le poti lasa sa se stranga si sa le raspunzi la toate dintr-un foc, atunci cand ai timp. Cu telefoanele insa e mai complicat.

O strategie ar fi sa stabilesti pe loc o data fixa pentru angajamentul care rezulta din acel telefon. Se intampla ca, uneori, clientul sa vrea ceva rezolvat urgent, dar de cele mai multe ori angajamentul poate fi amanat o zi sau doua. Asta presupune sa fii indeajus de organizat incat sa stii pe loc cand vei avea timpul liber necesar sa te ocupi de acel angajament.

O data ce ai rezolvat problema distractiilor, e cazul sa te intorci la lucru. Pentru a intra din nou in fluxul proiectului, trebuie sa te pregatesti. Inchide tot ce tine de proiectul anterior si aduna la un loc toate informatiile de care ai nevoie pentru cel nou. Daca e nevoie, citeste din nou specificatiile proiectului sau uita-te pe lista de bug-uri. Fa o lista cu lucrurile care trebuie rezolvate in continuare. In felul asta te concentrezi pe ce trebuie facut si ai toate informatiile necesare pentru actiunile urmatoare.

Nu lasa lucrurile in coada de peste

Stabileste-ti milestones¹ pentru timpul pe care te-ai gandit sa-l aloci. Milestones-urile pot fi chiar si simple “Implementeaza sistemul de mesagerie intre useri”, “Termina designul la pagina principala”. Asigura-te ca nu sunt nerealiste si ca pot fi facute in timpul disponibil.

Nu le vei termina mereu pe toate, dar te vor ajuta sa stii mereu in ce punct te afli cu proiectul atunci cand se termina timpul alocat. Poti atunci sa il lasi deoparte pana cand ii vine randul din nou, fara sa te intrebi ce lucruri au ramas neterminate. Daca nu poti termina toate milestones-urile din diverse motive, nu e un dezastru, dar asigura-te ca nu lasi lucrurile in coada de peste. De exemplu, o bucata de cod lasata partial neterminata ii poate impiedica pe altii sa lucreze la acel proiect intr-un mod eficient sau chiar poate face aplicatia neutilizabila.

De asemenea, daca esti ordonat, nici tu nu va trebui sa-ti faci griji de asemenea bucati de cod neterminate atunci cand revii la proiect, ci te poti apuca de urmatorul punct de pe lista imediat.

Termina-le

Un proiect trebuie sa se termine candva, si e foarte important sa stii cand poti spune “gata, treaba mea s-a terminat“.

Unele proiecte se pot intinde pe perioade mari de timp. Atata timp cat exista ceva de facut la ele, e relativ ok. Dar cand aceasta intarziere se datoreaza clientului care trage de timp din diverse motive (se tot razgandeste, raspunsurile intarzie), lucrurile nu mai stau asa bine. Proiectul incepe sa para o povara de care vrei sa scapi si nu prea ai cum. In asemenea situatii ar fi bine sa intervina un contract clar, semnat de ambele parti, care sa reglementeze problema.

Concluzii

Terminarea unui proiect aduce multa satisfactie, atat pentru tine cat si pentru client. Pe langa faptul ca vei fi platit, poti trece acum la alte proiecte, fie ele noi sau vechi.

Pasii schitati aici pot parea usor de aplicat, dar mie mi-a luat ceva vreme sa ma obisnuiesc sa lucrez asa. Sper ca aceste indicatii sa va ajute la organizarea timpului, pentru a putea termina proiectele cat mai repede si eficient.

¹ Milestone: Piatra de hotar, punct de pe lista de atributii care marcheaza terminarea unei sectiuni importante din proiect.

Pune un comentariu Freelancing